Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „BeeFlow“ (nachfolgend „Dienst“) sowie aller damit verbundenen Leistungen, die von

(nachfolgend „Anbieter“) gegenüber ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“) erbracht werden.

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer, die den Vertrag in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließen, sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen.

(3) Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

(4) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung der AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden den Dienst als webbasierte Software (SaaS) über das Internet zur Nutzung bereit. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Leistungspaket (z. B. „Solo“, „Team“, „Custom“) in der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung.

(2) Der Dienst wird auf Servern eines vom Anbieter beauftragten Infrastruktur-Dienstleisters betrieben (siehe § 11). Eine Überlassung der Software zur lokalen Installation (On-Premise) erfolgt nicht.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln, anzupassen und zu verbessern, insbesondere aufgrund technischen Fortschritts, geänderter Rechtslage oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit, sofern der vertraglich geschuldete Leistungsumfang dadurch nicht erheblich zum Nachteil des Kunden eingeschränkt wird.

(4) Eine über die jeweilige Leistungsbeschreibung hinausgehende Beschaffenheit des Dienstes wird nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich vereinbart wurde. Öffentliche Äußerungen, Anpreisungen oder Werbung stellen keine vertragliche Beschaffenheitsangabe dar.

(5) Vorab- und Testfunktionen. Als „Beta“, „Vorschau“, „experimentell“ oder ähnlich gekennzeichnete Funktionen werden ohne jede Gewähr und ohne Anspruch auf Verfügbarkeit, Fehlerfreiheit oder Fortbestand bereitgestellt. Der Anbieter kann solche Funktionen jederzeit ändern oder einstellen. Ihre Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko des Kunden.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung, Testphase

(1) Die Darstellung des Dienstes stellt kein bindendes Angebot dar. Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden und deren Bestätigung bzw. Freischaltung durch den Anbieter zustande.

(2) Der Kunde sichert zu, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten wahr, vollständig und aktuell sind. Änderungen sind unverzüglich zu aktualisieren.

(3) Bietet der Anbieter eine kostenlose Testphase an, so endet diese automatisch nach Ablauf des angegebenen Zeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf, sofern nicht ausdrücklich ein kostenpflichtiges Paket gebucht wurde. Während der Testphase besteht kein Anspruch auf Verfügbarkeit, Support oder Datenerhalt.

§ 4 Verfügbarkeit, Wartung, Änderungen

(1) Der Anbieter bemüht sich, den Dienst mit wirtschaftlich angemessenen Mitteln möglichst unterbrechungsfrei verfügbar zu halten. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich in einer gesonderten Vereinbarung (SLA) zugesagt ist.

(2) Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten, in denen der Dienst aufgrund von Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, nicht erreichbar ist — insbesondere höhere Gewalt (§ 15), Störungen der öffentlichen Kommunikationsnetze, Ausfälle oder Sicherheitsvorfälle bei beauftragten Infrastruktur- oder Drittanbietern (§ 11), sowie notwendige Wartungsarbeiten.

(3) Wartungsarbeiten wird der Anbieter, soweit möglich, in nutzungsarme Zeiten legen und, soweit zumutbar, vorab ankündigen.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung ausgewiesenen Preise des gewählten Pakets. Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (z. B. monatlich oder jährlich) fällig. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den vom Anbieter eingesetzten Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.); insoweit gelten ergänzend dessen Bedingungen.

(3) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung den Zugang zum Dienst zu sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte (Verzugszinsen, Schadensersatz) bleiben unberührt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für künftige Abrechnungszeiträume mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums anzupassen. Widerspricht der Kunde nicht und kündigt nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Änderung als angenommen; hierauf wird der Anbieter in der Ankündigung gesondert hinweisen.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft für den bei Buchung gewählten Zeitraum und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Laufzeitende gekündigt wird.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere bei erheblichem Verstoß des Kunden gegen § 7 oder § 8 vor.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail).

(4) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen die Möglichkeit zum Export seiner Daten bereit. Danach ist der Anbieter berechtigt und im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet, die Kundendaten zu löschen.

§ 7 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich und gibt diese nicht an unberechtigte Dritte weiter. Zugänge sind personengebunden; eine Weitergabe oder gemeinsame Nutzung eines Nutzerkontos durch mehrere Personen ist unzulässig. Der Verdacht eines Missbrauchs ist dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.

(2) Der Kunde ist allein verantwortlich für die von ihm und seinen Nutzern eingestellten Inhalte und Daten sowie deren Rechtmäßigkeit. Er stellt sicher, dass er über alle erforderlichen Rechte und Einwilligungen verfügt und keine Rechte Dritter (insbesondere Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- oder Datenschutzrechte) verletzt werden.

(3) Der Kunde unterlässt jede rechtswidrige oder missbräuchliche Nutzung des Dienstes, insbesondere das Einstellen strafbarer, rechtsverletzender oder schädlicher Inhalte sowie Handlungen, die die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit des Dienstes beeinträchtigen.

(4) Der Kunde ist verpflichtet, ihm überlassene Konfigurations- und Zugriffssteuerungsmöglichkeiten (z. B. Rollen, Freigaben, Berechtigungen) sorgfältig und korrekt einzusetzen. Für Datenoffenlegungen, die auf einer fehlerhaften Konfiguration durch den Kunden beruhen, ist der Kunde verantwortlich.

(5) Der Kunde bleibt für die Einhaltung der ihn treffenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten selbst verantwortlich und ist gehalten, im Rahmen der bereitgestellten Funktionen eigene Sicherungskopien seiner Daten zu erstellen.

§ 8 Nutzungsbeschränkungen und Sperrung

(1) Der Kunde darf den Dienst nur im vertraglich vereinbarten Umfang und im Rahmen des gebuchten Pakets (insbesondere hinsichtlich der Anzahl der Nutzer und Arbeitsbereiche) nutzen.

(2) Ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters ist es dem Kunden untersagt, (a) den Dienst Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen, weiterzuvermieten oder als Rechenzentrums-/Application-Service-Provider-Leistung anzubieten, (b) die Software zu dekompilieren, zurückzuentwickeln oder zugrunde liegenden Quellcode zu ermitteln, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist, sowie (c) den Dienst mittels automatisierter Verfahren (z. B. Scraping, Bots) über das durch bereitgestellte Schnittstellen vorgesehene Maß hinaus auszulesen oder zu belasten.

(3) Bei konkretem Verdacht einer rechtswidrigen oder erheblich vertragswidrigen Nutzung, einer Gefährdung der Sicherheit oder Integrität des Dienstes oder eines Zahlungsverzugs ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden ganz oder teilweise vorübergehend zu sperren. Der Anbieter wird den Kunden hierüber, soweit möglich und rechtlich zulässig, vorab, andernfalls unverzüglich informieren und die Sperre aufheben, sobald der Grund entfallen ist. Weitergehende Rechte des Anbieters (insbesondere zur Kündigung nach § 6 Abs. 2) bleiben unberührt.

§ 9 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

(2) Alle Rechte an dem Dienst, der zugrunde liegenden Software, Marken und Inhalten (mit Ausnahme der Kundendaten) verbleiben beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern.

§ 10 Rechte an Kundendaten

(1) Die vom Kunden eingestellten Daten und Inhalte („Kundendaten“) verbleiben in der Rechteinhaberschaft des Kunden. Der Anbieter erhält kein Eigentum an ihnen.

(2) Der Kunde räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung erforderlichen einfachen Nutzungsrechte an den Kundendaten ein (insbesondere Speichern, Verarbeiten, Vervielfältigen zum Zweck der Bereitstellung des Dienstes).

§ 11 Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Infrastruktur-/Drittanbieter

(1) Verarbeitet der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab, der Vorrang vor diesen AGB in Bezug auf die Auftragsverarbeitung hat.

(2) Der Anbieter betreibt den Dienst unter Einsatz von Infrastruktur- und Cloud-Diensten Dritter (insbesondere Google Cloud Platform / Firebase), die als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden. Der Serverstandort liegt, soweit vom Anbieter beeinflussbar, innerhalb der Europäischen Union. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des AVV.

(3) Der Anbieter wählt seine Unterauftragsverarbeiter mit der gebotenen Sorgfalt aus und verpflichtet sie auf ein dem Stand der Technik entsprechendes Datenschutz- und Sicherheitsniveau. Für Störungen, Ausfälle, Datenverluste oder Sicherheitsvorfälle, die auf Umständen im Verantwortungsbereich eines solchen Drittanbieters beruhen und die der Anbieter nicht zu vertreten hat, haftet der Anbieter nur im Rahmen des § 13. Eine über die dortigen Grenzen hinausgehende Einstandspflicht für fremdes, vom Anbieter nicht zu vertretendes Verhalten Dritter ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten.

(5) KI-gestützte Funktionen. Der Dienst bietet optionale KI-Funktionen (z. B. Sprach-zu-Text-Transkription, Zusammenfassungen, Entwürfe, Wissensabfragen, Extraktion aus Screenshots/E-Mails). Zu deren Erbringung werden die betroffenen Inhalte an spezialisierte KI-Unterauftragsverarbeiter (z. B. OpenAI, Deepgram) übermittelt und dort verarbeitet. Erfolgt die Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR, stützt der Anbieter die Übermittlung auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln). Anbieter, Verarbeitungsort und Aufbewahrungsdauer ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und der Unterauftragsverarbeiter-Liste im AVV.

(6) Keine automatische Verarbeitung; Verzichtbarkeit. KI-Funktionen erfolgen nicht automatisch. Insbesondere die Transkription wird ausschließlich durch eine bewusste Nutzeraktion (Start der Aufnahme bzw. des Diktats) ausgelöst; ohne diese Aktion werden keine Audioinhalte an den KI-Dienst übermittelt. Der Kunde und seine Nutzer können auf die Nutzung der KI-Funktionen jederzeit verzichten, indem sie diese nicht auslösen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, betroffene Personen (z. B. Meeting-Teilnehmer) über den Einsatz der KI-Funktionen zu informieren und – soweit erforderlich – die erforderliche Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung) einzuholen.

§ 12 Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen der jeweiligen Leistungsbeschreibung entspricht. Bei einer nicht nur unerheblichen Abweichung wird der Anbieter den Mangel innerhalb angemessener Frist beheben.

(2) Eine verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel wird ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in nachvollziehbarer Form an und unterstützt den Anbieter im Rahmen des Zumutbaren bei der Fehleranalyse.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
• für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
• im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie sowie
• im Umfang sonstiger zwingender gesetzlicher Haftung.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht, d. h. einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Eine weitergehende Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit — insbesondere bei Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten — ist ausgeschlossen.

(4) Soweit die Haftung nach den vorstehenden Absätzen begrenzt oder ausgeschlossen ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur insoweit, als der Verlust auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Der Kunde bleibt für eigene Datensicherungen im Rahmen der bereitgestellten Exportfunktionen verantwortlich.

(6) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch für Ansprüche aus Delikt sowie im Zusammenhang mit Ausfällen oder Vorfällen bei den in § 11 genannten Drittanbietern.

(7) Klarstellung: Diese Haftungsregelung betrifft ausschließlich die zivilrechtliche Haftung im Verhältnis der Parteien. Gesetzliche Pflichten des Anbieters gegenüber Behörden (insbesondere nach der DSGVO) sowie eine etwaige straf- oder ordnungswidrigkeitenrechtliche Verantwortlichkeit bleiben unberührt und werden hierdurch nicht ausgeschlossen.

(8) KI-Ergebnisse. Ergebnisse KI-gestützter Funktionen (z. B. Transkripte, Zusammenfassungen, Entwürfe, Extraktionen) werden automatisiert erzeugt und können unvollständig, ungenau oder fehlerhaft sein. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung dieser Ergebnisse für einen bestimmten Zweck. Der Kunde hat KI-Ergebnisse vor einer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen. Für Entscheidungen oder Handlungen, die auf ungeprüften KI-Ergebnissen beruhen, haftet der Anbieter nicht, soweit dies nach Absatz 1 zulässig ist.

§ 14 Freistellung

Der Kunde stellt den Anbieter auf erstes Anfordern von allen Ansprüchen Dritter frei, die diese gegen den Anbieter wegen einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder seine Nutzer, wegen der vom Kunden eingestellten Inhalte oder wegen einer vom Kunden zu verantwortenden fehlerhaften Konfiguration geltend machen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung. Dies gilt nicht, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

§ 15 Höhere Gewalt

Wird eine Partei durch höhere Gewalt an der Erfüllung ihrer Pflichten gehindert (z. B. Naturereignisse, Krieg, Pandemien, Streik, behördliche Anordnungen, großflächige Ausfälle von Strom- oder Telekommunikationsnetzen oder von Cloud-Infrastruktur Dritter), so ruhen die betroffenen Pflichten für die Dauer und im Umfang der Behinderung. Ein Verschulden trifft die betroffene Partei insoweit nicht.

§ 16 Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werden, vertraulich und nutzen sie nur zu Vertragszwecken. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

§ 17 Übertragung des Vertrages

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen oder auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen, der in den Vertrag eintritt. Der Anbieter wird den Kunden hierüber rechtzeitig informieren; dem Kunden steht in diesem Fall ein Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Übergangs zu.

(2) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen.

§ 18 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an eine geänderte Rechtslage, höchstrichterliche Rechtsprechung, technische Weiterentwicklungen oder eine Erweiterung des Leistungsangebots erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens wird der Anbieter in der Mitteilung gesondert hinweisen. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Portugiesischen Republik unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) sowie der Kollisionsnormen, die zur Anwendung einer anderen Rechtsordnung führen würden.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Lissabon (Portugal), der Sitz des Anbieters, soweit gesetzlich zulässig. Der Anbieter ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

(3) Gegen Forderungen des Anbieters kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Klausel.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.