Conditions Générales de Vente (CGV)

§ 1 Champ d'application et prestataire

(1) Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») s'appliquent à l'utilisation de l'application Software-as-a-Service « BeeFlow » (ci-après le « Service ») ainsi qu'à toutes les prestations associées fournies par

(ci-après le « Prestataire ») au profit de ses clients (ci-après le « Client »).

(2) Le Service s'adresse exclusivement aux professionnels qui concluent le contrat dans l'exercice de leur activité commerciale ou professionnelle indépendante, ainsi qu'aux personnes morales de droit public. La conclusion d'un contrat avec des consommateurs n'est pas prévue.

(3) Seules les présentes CGV sont applicables. Des conditions générales divergentes, contraires ou complémentaires du Client ne deviennent partie intégrante du contrat que si et dans la mesure où le Prestataire a expressément consenti à leur application par écrit.

(4) La version des CGV en vigueur au moment de la conclusion du contrat fait foi.

§ 2 Objet du contrat et description des prestations

(1) Le Prestataire met le Service à la disposition du Client sous forme de logiciel basé sur le web (SaaS) via Internet. L'étendue concrète des fonctionnalités dépend du forfait choisi par le Client (par ex. « Solo », « Team », « Custom ») selon la description des prestations en vigueur.

(2) Le Service est exploité sur les serveurs d'un prestataire d'infrastructure mandaté par le Prestataire (voir § 11). Aucune mise à disposition du logiciel en vue d'une installation locale (On-Premise) n'a lieu.

(3) Le Prestataire est en droit de faire évoluer, d'adapter et d'améliorer le Service, notamment en raison du progrès technique, d'une évolution du cadre juridique ou pour renforcer la sécurité informatique, pour autant que l'étendue des prestations contractuellement due n'en soit pas restreinte de manière substantielle au détriment du Client.

(4) Une qualité du Service allant au-delà de la description des prestations concernée n'est due que dans la mesure où elle a été expressément convenue. Les déclarations publiques, les recommandations ou la publicité ne constituent pas une indication contractuelle de qualité.

(5) Fonctions préliminaires et d'essai. Les fonctions identifiées comme « Bêta », « Aperçu », « expérimental » ou similaires sont mises à disposition sans aucune garantie et sans droit à leur disponibilité, à leur absence de défauts ou à leur pérennité. Le Prestataire peut modifier ou supprimer de telles fonctions à tout moment. Leur utilisation se fait aux risques et périls du Client.

§ 3 Conclusion du contrat, inscription, phase d'essai

(1) La présentation du Service ne constitue pas une offre contraignante. Le contrat est conclu par l'inscription du Client et sa confirmation ou son activation par le Prestataire.

(2) Le Client garantit que les données fournies lors de l'inscription sont exactes, complètes et actuelles. Toute modification doit être mise à jour sans délai.

(3) Si le Prestataire propose une phase d'essai gratuite, celle-ci prend fin automatiquement à l'expiration de la durée indiquée, sans qu'une résiliation soit nécessaire, à moins qu'un forfait payant n'ait été expressément souscrit. Pendant la phase d'essai, il n'existe aucun droit à la disponibilité, à l'assistance ou à la conservation des données.

§ 4 Disponibilité, maintenance, modifications

(1) Le Prestataire s'efforce de maintenir le Service disponible aussi sans interruption que possible, par des moyens économiquement raisonnables. Une disponibilité déterminée n'est due que dans la mesure où elle est expressément garantie dans un accord distinct (SLA).

(2) Sont exclues de la disponibilité les périodes durant lesquelles le Service est inaccessible en raison de circonstances non imputables au Prestataire — notamment la force majeure (§ 15), les perturbations des réseaux de communication publics, les défaillances ou incidents de sécurité chez les prestataires d'infrastructure ou tiers mandatés (§ 11), ainsi que les travaux de maintenance nécessaires.

(3) Le Prestataire placera, dans la mesure du possible, les travaux de maintenance en périodes de faible utilisation et les annoncera à l'avance, dans la mesure du raisonnable.

§ 5 Prix et conditions de paiement

(1) Les prix du forfait choisi indiqués au moment de la souscription sont applicables. Tous les prix s'entendent hors taxe sur la valeur ajoutée légale en vigueur.

(2) La rémunération est exigible d'avance pour la période de facturation concernée (par ex. mensuelle ou annuelle). Le traitement des paiements est assuré par le prestataire de services de paiement utilisé par le Prestataire, Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) ; les conditions de ce dernier s'appliquent à titre complémentaire à cet égard.

(3) Si le Client est en retard de paiement, le Prestataire est en droit, après notification préalable, de bloquer l'accès au Service. Les droits légaux plus étendus (intérêts moratoires, dommages et intérêts) demeurent réservés.

(4) Le Prestataire est en droit d'adapter les prix pour les périodes de facturation futures moyennant un préavis de six semaines pour le début de la période de facturation suivante. Si le Client ne s'y oppose pas et ne résilie pas avant la prise d'effet, la modification est réputée acceptée ; le Prestataire attirera spécialement l'attention sur ce point dans la notification.

§ 6 Durée du contrat et résiliation

(1) Le contrat court pour la durée choisie lors de la souscription et se reconduit à chaque fois pour la même durée, à moins qu'il ne soit résilié moyennant un préavis de 30 jours pour la fin de la période en cours.

(2) Le droit à la résiliation extraordinaire pour motif grave demeure réservé pour les deux parties. Un motif grave pour le Prestataire existe notamment en cas de manquement substantiel du Client au § 7 ou au § 8.

(3) Les résiliations doivent être faites sous forme de texte (par ex. e-mail).

(4) À l'issue du contrat, le Prestataire met à la disposition du Client, pendant une durée de 30 jours, la possibilité d'exporter ses données. Passé ce délai, le Prestataire est en droit et, dans le cadre des exigences en matière de protection des données, tenu de supprimer les données du Client.

§ 7 Obligations et incombances du Client

(1) Le Client est responsable de la confidentialité de ses données d'accès et ne les transmet pas à des tiers non autorisés. Les accès sont personnels ; toute transmission ou utilisation partagée d'un compte utilisateur par plusieurs personnes est interdite. Tout soupçon d'abus doit être signalé sans délai au Prestataire.

(2) Le Client est seul responsable des contenus et données qu'il introduit, ainsi que ses utilisateurs, et de leur licéité. Il s'assure de disposer de tous les droits et consentements nécessaires et qu'aucun droit de tiers (notamment droits d'auteur, de marque, de la personnalité ou de protection des données) n'est violé.

(3) Le Client s'abstient de toute utilisation illicite ou abusive du Service, notamment de l'introduction de contenus punissables, contrevenant au droit ou nuisibles, ainsi que d'actes portant atteinte à la sécurité, à l'intégrité ou à la disponibilité du Service.

(4) Le Client est tenu d'utiliser avec soin et correctement les possibilités de configuration et de contrôle d'accès mises à sa disposition (par ex. rôles, partages, autorisations). Le Client est responsable des divulgations de données résultant d'une configuration erronée de sa part.

(5) Le Client demeure lui-même responsable du respect des obligations légales de conservation et de documentation qui lui incombent et est tenu de créer, dans le cadre des fonctions mises à disposition, ses propres copies de sauvegarde de ses données.

§ 8 Restrictions d'utilisation et blocage

(1) Le Client ne peut utiliser le Service que dans l'étendue contractuellement convenue et dans le cadre du forfait souscrit (notamment quant au nombre d'utilisateurs et d'espaces de travail).

(2) Sans l'accord écrit préalable du Prestataire, il est interdit au Client (a) de céder l'usage du Service à des tiers à titre onéreux ou gratuit, de le sous-louer ou de le proposer en tant que prestation de centre de données / de fournisseur de services applicatifs (ASP), (b) de décompiler, de rétro-concevoir le logiciel ou d'en déterminer le code source sous-jacent, dans la mesure où cela n'est pas impérativement autorisé par la loi, ainsi que (c) d'extraire ou de solliciter le Service au moyen de procédés automatisés (par ex. scraping, bots) au-delà de la mesure prévue par les interfaces mises à disposition.

(3) En cas de soupçon concret d'une utilisation illicite ou substantiellement contraire au contrat, d'une mise en danger de la sécurité ou de l'intégrité du Service, ou d'un retard de paiement, le Prestataire est en droit de bloquer temporairement, en tout ou en partie, l'accès du Client. Le Prestataire en informera le Client, dans la mesure du possible et juridiquement admissible, au préalable, sinon sans délai, et lèvera le blocage dès que le motif aura disparu. Les droits plus étendus du Prestataire (notamment la résiliation selon le § 6 al. 2) demeurent réservés.

§ 9 Droits d'utilisation

(1) Le Prestataire accorde au Client, pour la durée du contrat, un droit simple, non transférable et non susceptible de sous-licence, d'utiliser le Service dans l'étendue contractuellement convenue à ses propres fins commerciales.

(2) Tous les droits sur le Service, le logiciel sous-jacent, les marques et les contenus (à l'exception des données du Client) demeurent la propriété du Prestataire ou de ses concédants de licence.

§ 10 Droits sur les données du Client

(1) Les données et contenus introduits par le Client (« données du Client ») demeurent la propriété intellectuelle du Client. Le Prestataire n'en acquiert aucune propriété.

(2) Le Client accorde au Prestataire les droits d'utilisation simples nécessaires à l'exécution du contrat sur les données du Client (notamment la conservation, le traitement, la reproduction aux fins de la fourniture du Service).

§ 11 Protection des données, sous-traitance et prestataires d'infrastructure / tiers

(1) Si le Prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, les parties concluent un contrat de sous-traitance (CST) conformément à l'art. 28 RGPD, qui prévaut sur les présentes CGV en ce qui concerne la sous-traitance.

(2) Le Prestataire exploite le Service en recourant à des services d'infrastructure et de cloud de tiers (notamment Google Cloud Platform / Firebase), qui interviennent en tant que sous-traitants ultérieurs. Le lieu d'hébergement des serveurs se situe, dans la mesure où le Prestataire peut l'influencer, au sein de l'Union européenne. La liste actualisée des sous-traitants ultérieurs fait partie intégrante du CST.

(3) Le Prestataire sélectionne ses sous-traitants ultérieurs avec le soin requis et les astreint à un niveau de protection des données et de sécurité conforme à l'état de la technique. Pour les perturbations, défaillances, pertes de données ou incidents de sécurité reposant sur des circonstances relevant du domaine de responsabilité d'un tel prestataire tiers et qui ne sont pas imputables au Prestataire, ce dernier ne répond que dans le cadre du § 13. Toute obligation de garantie allant au-delà des limites qui y sont fixées, pour un comportement d'un tiers non imputable au Prestataire, est exclue, dans la mesure où la loi le permet.

(4) Le Client demeure responsable du traitement au sens de l'art. 4 n° 7 RGPD pour les données à caractère personnel qu'il traite.

(5) Fonctions assistées par IA. Le Service propose des fonctions d'IA optionnelles (par ex. transcription voix-en-texte, résumés, brouillons, requêtes de connaissances, extraction à partir de captures d'écran / e-mails). Pour leur exécution, les contenus concernés sont transmis à des sous-traitants ultérieurs d'IA spécialisés (par ex. OpenAI, Deepgram) et y sont traités. Si le traitement a lieu en dehors de l'UE / de l'EEE, le Prestataire fonde le transfert sur des garanties appropriées au sens des art. 44 et suivants RGPD (notamment les clauses contractuelles types de l'UE). Le prestataire, le lieu de traitement et la durée de conservation figurent dans la déclaration de confidentialité et la liste des sous-traitants ultérieurs du CST.

(6) Absence de traitement automatique ; caractère facultatif. Les fonctions d'IA ne s'exécutent pas automatiquement. En particulier, la transcription n'est déclenchée que par une action utilisateur délibérée (démarrage de l'enregistrement ou de la dictée) ; sans cette action, aucun contenu audio n'est transmis au service d'IA. Le Client et ses utilisateurs peuvent renoncer à tout moment à l'utilisation des fonctions d'IA en ne les déclenchant pas. Le Client est responsable d'informer les personnes concernées (par ex. participants à une réunion) de l'utilisation des fonctions d'IA et — dans la mesure où cela est nécessaire — de recueillir la base juridique requise (par ex. le consentement).

§ 12 Garantie

(1) Le Prestataire garantit que le Service correspond, pendant la durée du contrat, pour l'essentiel à la description des prestations concernée. En cas d'écart non négligeable, le Prestataire remédiera au défaut dans un délai raisonnable.

(2) Une responsabilité sans faute pour les défauts déjà présents à la conclusion du contrat est exclue, dans la mesure où la loi le permet.

(3) Le Client signale les défauts sans délai sous une forme compréhensible et assiste le Prestataire, dans la mesure du raisonnable, dans l'analyse des erreurs.

§ 13 Responsabilité

(1) Le Prestataire répond de manière illimitée

• en cas de dol et de faute lourde,
• pour les dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité corporelle ou à la santé,
• dans l'étendue d'une garantie assumée par le Prestataire, ainsi que
• dans l'étendue de toute autre responsabilité légale impérative.

(2) En cas de violation par négligence légère d'une obligation contractuelle essentielle (obligation cardinale, c'est-à-dire une obligation dont l'exécution permet à elle seule la bonne exécution du contrat et sur le respect de laquelle le Client peut régulièrement se fier), la responsabilité du Prestataire est limitée au dommage typique du contrat et prévisible lors de la conclusion du contrat.

(3) Toute responsabilité plus étendue du Prestataire pour négligence légère — notamment en cas de violation d'obligations contractuelles non essentielles — est exclue.

(4) Dans la mesure où la responsabilité est limitée ou exclue selon les alinéas précédents, cela vaut également pour la responsabilité personnelle des représentants légaux, des collaborateurs et des auxiliaires d'exécution du Prestataire.

(5) Pour la perte de données, le Prestataire ne répond que dans la mesure où la perte serait également survenue en cas de sauvegarde régulière et conforme des données par le Client. Le Client demeure responsable de ses propres sauvegardes de données dans le cadre des fonctions d'exportation mises à disposition.

(6) Les règles de responsabilité ci-dessus s'appliquent également aux prétentions délictuelles ainsi qu'en relation avec des défaillances ou incidents chez les prestataires tiers mentionnés au § 11.

(7) Précision : la présente règle de responsabilité concerne exclusivement la responsabilité civile dans la relation entre les parties. Les obligations légales du Prestataire envers les autorités (notamment au titre du RGPD) ainsi qu'une éventuelle responsabilité pénale ou contraventionnelle demeurent réservées et ne sont pas exclues par les présentes.

(8) Résultats de l'IA. Les résultats des fonctions assistées par IA (par ex. transcriptions, résumés, brouillons, extractions) sont générés de manière automatisée et peuvent être incomplets, inexacts ou erronés. Le Prestataire n'assume aucune garantie quant à l'exactitude, l'exhaustivité ou l'adéquation de ces résultats à une finalité déterminée. Le Client doit vérifier les résultats de l'IA sous sa propre responsabilité avant toute utilisation. Le Prestataire n'est pas responsable des décisions ou actions reposant sur des résultats d'IA non vérifiés, dans la mesure où cela est admissible selon l'alinéa 1.

§ 14 Indemnisation

Le Client garantit le Prestataire, à première demande, contre toutes les prétentions de tiers que ceux-ci font valoir à l'encontre du Prestataire du fait d'une utilisation illicite du Service par le Client ou ses utilisateurs, du fait des contenus introduits par le Client ou du fait d'une configuration erronée relevant de la responsabilité du Client, y compris les frais raisonnables de défense juridique. Ceci ne s'applique pas dans la mesure où le Client n'est pas responsable de l'atteinte au droit.

§ 15 Force majeure

Si une partie est empêchée d'exécuter ses obligations par un cas de force majeure (par ex. événements naturels, guerre, pandémies, grève, injonctions administratives, défaillances de grande ampleur des réseaux d'électricité ou de télécommunications ou d'infrastructure cloud de tiers), les obligations concernées sont suspendues pour la durée et dans l'étendue de l'empêchement. La partie concernée n'encourt aucune faute à cet égard.

§ 16 Confidentialité

Les parties traitent de manière confidentielle les informations confidentielles de l'autre partie dont elles ont connaissance dans le cadre de l'exécution du contrat et ne les utilisent qu'aux fins du contrat. Cette obligation subsiste au-delà de la fin du contrat.

§ 17 Cession du contrat

(1) Le Prestataire est en droit de céder tout ou partie des droits et obligations découlant du présent contrat à une entreprise qui lui est liée ou à un ayant cause qui reprend le contrat. Le Prestataire en informera le Client en temps utile ; dans ce cas, le Client dispose d'un droit de résiliation au moment du transfert.

(2) Le Client ne peut céder à des tiers les droits et obligations découlant du présent contrat qu'avec l'accord écrit préalable du Prestataire.

§ 18 Modifications des présentes CGV

(1) Le Prestataire est en droit de modifier les présentes CGV avec effet pour l'avenir, dans la mesure où cela est nécessaire pour les adapter à une évolution du cadre juridique, à la jurisprudence des juridictions suprêmes, aux évolutions techniques ou à un élargissement de l'offre de prestations, et ne désavantage pas le Client de manière déraisonnable.

(2) Les modifications sont communiquées au Client sous forme de texte au moins six semaines avant leur entrée en vigueur. Si le Client ne s'y oppose pas dans un délai de quatre semaines à compter de la réception de la communication, les modifications sont réputées acceptées. Le Prestataire attirera spécialement l'attention sur la signification du silence dans la communication. Si le Client s'y oppose, chaque partie peut résilier le contrat au moment de l'entrée en vigueur de la modification.

§ 19 Dispositions finales

(1) Le droit de la République portugaise s'applique, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM) ainsi que des règles de conflit de lois qui conduiraient à l'application d'un autre ordre juridique.

(2) Le for exclusif est Lisbonne (Portugal), siège du Prestataire, dans la mesure où la loi le permet. Le Prestataire est également en droit d'agir au for général du Client.

(3) Le Client ne peut compenser les créances du Prestataire qu'avec des contre-créances non contestées ou constatées par une décision passée en force de chose jugée. Le Client ne peut faire valoir un droit de rétention qu'en raison de contre-prétentions issues de la même relation contractuelle.

(4) Les modifications et compléments du présent contrat doivent être faits sous forme de texte. Ceci vaut également pour la modification de la présente clause.

(5) Si certaines dispositions des présentes CGV étaient ou devenaient nulles ou inapplicables en tout ou en partie, la validité des autres dispositions n'en serait pas affectée. La disposition légale s'applique en lieu et place de la disposition nulle ou inapplicable.